Comment organiser sa journée quand aucune journée ne se ressemble

La plupart des conseils d’organisation reposent sur une hypothèse qu’on énonce rarement : votre journée commence à la même heure, se termine à la même heure, et entre les deux, rien ne bouge beaucoup. On vous propose alors une routine, un réveil à 5 h, trois priorités notées la veille au soir. Cela fonctionne très bien pour quelqu’un dont le lundi ressemble au mardi.

À Kinshasa, ce n’est pas le cas de grand monde. Le lundi, vous êtes au bureau à 8 h. Le mercredi, vous passez d’abord voir un client à Limete. Le jeudi, les cours du soir vous obligent à partir à 15 h. Le samedi, vous travaillez le matin seulement. Ajoutez un trajet qui prend quarante minutes un jour et une heure et demie le lendemain parce que le boulevard du 30 Juin est bloqué, un délestage qui vous prive d’ordinateur en début d’après-midi, et la routine idéale tient jusqu’au mardi.

Cet article propose une autre façon de faire. Au lieu de chercher une journée type, on décrit ce qui ne bouge pas, on laisse le reste se placer autour, et on accepte de refaire le plan en cours de route.

Arrêter de chercher la journée type

Quand l’emploi du temps est irrégulier, le réflexe naturel est de renoncer à planifier. On garde une liste de tâches et on pioche dedans selon l’humeur et l’urgence du moment. Le problème n’est pas la liste. C’est qu’elle ne dit rien du temps disponible.

Huit tâches d’une heure chacune ne tiennent pas dans une journée où il reste cinq heures utiles une fois les trajets et le déjeuner retirés. Sans ce calcul, on s’en rend compte à 17 h, avec la sensation d’avoir couru toute la journée.

Une journée irrégulière se planifie quand même, à condition de partir de trois questions, dans cet ordre :

1. À quelle heure je commence et je termine aujourd’hui, et pas en général.
2. Qu’est-ce qui occupe déjà une place fixe dans cette fenêtre.
3. Combien de temps reste-t-il vraiment, et qu’est-ce que je mets dedans en premier.

Des horaires par jour, pas un horaire unique

La première étape consiste à noter vos heures réelles pour chaque jour de la semaine. Pas celles du contrat de travail, celles que vous vivez. Par exemple :

• lundi, mardi et vendredi, de 7 h 30 à 18 h 15, trajets compris ;
• mercredi, de 9 h 30 à 18 h 15, parce que le rendez-vous chez le client commence tard ;
• jeudi, de 7 h 30 à 15 h, cours du soir ensuite ;
• samedi, de 9 h à 13 h ;
• dimanche, repos.

Ce relevé prend cinq minutes et vous ne le referez pas chaque semaine. Il sert de base. Quand une date précise sort de l’ordinaire, comme ce samedi où vous travaillez de chez vous jusqu’à midi, vous modifiez cette date-là, sans toucher au reste de la semaine.

Poser les blocs fixes avant les tâches

Un bloc fixe est un moment qui ne se négocie pas avec une tâche : le trajet du matin, le déjeuner, la prière, le passage à l’école pour récupérer les enfants. On les pose sur la journée avant de penser au travail, de la même façon qu’on installe les gros meubles avant de ranger les petits objets.

Deux règles rendent les blocs fixes vraiment utiles.

Les compter large. Si le trajet de Kintambo à la Gombe prend trente minutes un bon jour et une heure un mauvais jour, réservez quarante-cinq minutes. Un plan qui suppose que tout se passe bien est faux deux jours sur trois. Mieux vaut arriver en avance et commencer une petite tâche que d’arriver en retard avec une journée déjà décalée.

Les rendre visibles. Beaucoup de gens notent leurs tâches dans un carnet et gardent les contraintes en tête. On obtient alors une journée de dix heures de travail posée sur une fenêtre qui en contient sept. Une fois les trajets, le déjeuner et les moments de prière écrits noir sur blanc, la place libre apparaît telle qu’elle est.

Prenons une journée de 7 h 30 à 18 h 15. On retire quarante-cinq minutes de trajet le matin et autant le soir, une heure de déjeuner, trois moments de vingt minutes pour la prière ou un temps personnel. Il reste un peu plus de sept heures. Une fois les petites pauses comptées, on arrive à environ six heures et demie de travail effectif. C’est ce chiffre qu’il faut avoir sous les yeux au moment de remplir la journée, pas les dix heures quarante-cinq qui séparent le départ du retour.

Classer avant de placer

Toutes les tâches ne se valent pas, et l’ordre dans lequel on les écrit n’a rien à voir avec l’ordre dans lequel il faut les faire. La matrice d’Eisenhower reste le classement le plus simple à utiliser au quotidien : ce qui est urgent et important passe le matin, ce qui est important sans être urgent vient juste après, les petites urgences sans grand enjeu se regroupent, et le reste attend qu’il reste de la place.

Deux réglages complètent ce classement.

• Les tâches qui demandent de la concentration, comme rédiger, analyser ou réviser, se placent de préférence avant midi. On a encore de l’énergie, et souvent encore du courant.
• Les grosses tâches se placent avant les petites. Sinon, les petites grignotent tous les créneaux et il ne reste plus un seul bloc de deux heures pour la proposition commerciale.

Prévoir les pauses au lieu de les subir

Personne ne tient quatre heures de concentration d’affilée, et faire semblant n’aide pas. Une pause de dix minutes toutes les quatre-vingt-dix minutes de travail continu suffit pour garder un rythme correct jusqu’au soir. Un déjeuner ou un trajet compte comme une pause : inutile d’en ajouter une juste avant.

L’intérêt de les inscrire dans le plan, c’est qu’elles cessent d’être vécues comme du temps volé. Elles ont leur place, au même titre que le reste, et on les prend sans se justifier.

Replanifier à mi-parcours, sans culpabilité

À 15 h, la journée a rarement suivi le plan du matin. Une réunion a débordé, la coupure a duré plus longtemps que prévu, un client a appelé trois fois. Le bon réflexe n’est pas d’abandonner le plan mais de le refaire pour ce qui reste. On marque ce qui est terminé, on garde les blocs fixes de l’après-midi, et on replace les tâches restantes à partir de maintenant.

Ce qui ne rentre plus n’est pas un échec, c’est une information. Il faut simplement décider quoi en faire : demain, plus tard dans la semaine, ou jamais. Nous détaillons cette décision dans un autre article, Que faire des tâches qui ne rentrent pas.

Exemple : la journée de Grâce, avant et après

Grâce est juriste dans un cabinet de la Gombe et habite Kintambo. Mardi matin, au réveil, voici la liste qu’elle tape dans son téléphone :

• relire le contrat du bailleur urgent 2h30
• appeler la banque pour le virement
• rédiger la note pour le client avant jeudi 1h30
• répondre aux mails
• préparer la réunion de vendredi
• passer à la poste si temps
• relancer le fournisseur de toner
• lire l’article sur la nouvelle réforme 45min

Avant

Grâce commence par les mails, parce que c’est facile et que ça donne l’impression d’avancer. Elle appelle la banque, patiente vingt minutes au téléphone, relance le fournisseur. À 11 h, elle ouvre enfin le contrat. Le déjeuner la coupe à 12 h 30, la prière à 13 h 30, et l’après-midi file entre le contrat et la note. À 17 h 30, le contrat est relu, la note est à moitié écrite et la réunion de vendredi n’est pas préparée. Elle rentre avec le sentiment d’avoir travaillé sans arrêt sans rien terminer d’important.

Après

Elle colle la même liste dans OPTday et clique sur Planifier. Les durées absentes reçoivent une valeur par défaut qu’elle peut corriger, chaque ligne reçoit un quadrant, et la journée se dessine à peu près ainsi :

• 7 h 30, trajet ;
• 8 h 15, relire le contrat du bailleur, deux heures et demie ;
• 10 h 45, pause ;
• 10 h 55, rédiger la note pour le client ;
• 12 h 30, déjeuner, puis prière à 13 h 30 ;
• 13 h 50, lire l’article, puis préparer la réunion de vendredi ;
• 15 h 05, répondre aux mails, puis une pause ;
• 16 h 00, temps personnel ;
• 16 h 20, appeler la banque et relancer le fournisseur, l’un après l’autre ;
• 17 h 30, trajet retour.

Le passage à la poste ne rentre pas. Il apparaît dans la liste des tâches non placées, avec une recommandation et ses raisons. Grâce décide de le reporter à samedi matin, où elle passera de toute façon en ville.

Elle n’a pas travaillé plus longtemps. La différence tient à deux choses : le contrat a eu le meilleur moment de la journée, et elle a su dès 7 h 45 ce qui tiendrait et ce qui ne tiendrait pas. Les appels sont regroupés en fin d’après-midi, au moment où l’attention baisse et où ils ne coupent plus rien.

Par où commencer demain matin

Si vous voulez essayer la méthode à la main, avec un carnet, voici l’ordre à suivre :

1. Notez vos heures de début et de fin pour chaque jour de la semaine.
2. Inscrivez vos blocs fixes en les comptant large, surtout les trajets.
3. Calculez le temps qui reste vraiment.
4. Classez vos tâches, les importantes d’abord, les grosses avant les petites.
5. À mi-journée, refaites le plan pour ce qui reste.

C’est exactement ce que fait OPTday, en quelques secondes et sans calcul de votre part. Vos horaires par jour et vos blocs fixes sont proposés dès la création du compte, il suffit de les ajuster. Le détail se trouve sur la page des fonctionnalités, et la planification reste gratuite, sans limite de durée.

Le plus simple est encore d’essayer sur une vraie journée : créez votre compte gratuit, collez la liste de demain et regardez ce qui tient.