Que faire des tâches qui ne rentrent pas ? Reporter, regrouper ou abandonner

Il y a une vérité que les listes de tâches cachent bien : elles sont presque toujours plus longues que la journée. On écrit le matin tout ce qui nous passe par la tête, sans compter les heures, et le soir une partie de la liste est encore là. Le lendemain, on la recopie, on y ajoute les nouvelles tâches, et la liste grossit. Au bout de deux semaines, certaines lignes ont été recopiées dix fois sans jamais être commencées.

Ces tâches qui traînent ont un coût. Elles occupent l’esprit, elles donnent l’impression permanente d’être en retard, et elles cachent les tâches qui comptent vraiment sous une pile d’intentions vagues. La solution n’est pas de travailler plus tard le soir. C’est de prendre, pour chaque tâche qui ne rentre pas, une décision claire.

Il n’y en a que trois possibles : la reporter à une date précise, la regrouper avec d’autres pour qu’elle prenne moins de place, ou l’abandonner.

D’abord, savoir ce qui ne rentre pas

On ne peut décider que de ce qu’on voit. La première étape consiste donc à confronter la liste au temps réellement disponible, une fois retirés les trajets, le déjeuner, la prière et les pauses. Nous avons détaillé ce calcul dans Comment organiser sa journée quand aucune journée ne se ressemble. Sur une journée de bureau à Kinshasa, avec deux trajets, il reste souvent six à sept heures de travail effectif.

Une fois les tâches classées par ordre d’importance et placées une à une dans ce temps, celles qui restent dehors apparaissent noir sur blanc. Ce n’est plus une impression de surcharge, c’est une liste précise : trois tâches, quatre heures de travail, qui ne tiendront pas aujourd’hui.

Reporter, mais à une date précise

Reporter n’est pas un aveu de faiblesse. C’est souvent la décision la plus raisonnable, à une condition : choisir une date. « Plus tard » ou « quand j’aurai le temps » ne sont pas des dates, ce sont des façons polies d’oublier.

Deux options couvrent la plupart des cas.

Demain, ou plus exactement le prochain jour où vous travaillez. C’est le bon choix pour ce qui est à la fois urgent et important, ou pour ce dont l’échéance tombe demain ou après-demain. Repousser plus loin, ce serait courir à l’échec.

La fin de la semaine, c’est-à-dire le dernier jour travaillé de la semaine en cours. C’est le bon choix pour une tâche importante qui n’a pas d’échéance proche. Elle ne sera pas perdue, mais elle ne viendra pas encombrer la journée de demain, déjà chargée de ses propres priorités.

Un cas mérite une attention particulière : la tâche dont l’échéance est déjà dépassée, ou le sera avant le prochain jour travaillé. La reporter à demain reste la meilleure option, mais il faut le savoir, et souvent prévenir la personne qui attend. Mieux vaut un message honnête la veille qu’une excuse le jour même.

Regrouper pour gagner de la place

Certaines tâches ne rentrent pas parce qu’on les a pensées une par une. Prises ensemble, elles prennent beaucoup moins de temps.

Les appels et les relances en sont l’exemple le plus évident. Cinq appels de dix minutes, dispersés dans la journée, coûtent bien plus que cinquante minutes, parce que chacun interrompt une tâche de fond et qu’il faut ensuite s’y remettre. Regroupés en fin de matinée, ils tiennent en quarante minutes et ne cassent rien.

À Kinshasa, le regroupement compte aussi pour les déplacements. Passer à la banque sur le boulevard du 30 Juin, déposer un dossier dans un ministère, acheter une cartouche d’encre : chacune de ces courses, faite seule, coûte au moins une heure de route aller-retour, parfois deux. Faites le même jour, dans le même quartier, à la suite d’un rendez-vous qui vous y amène de toute façon, elles coûtent à peine plus qu’une seule. C’est souvent ce qui permet à une course « qui ne rentre jamais » de trouver enfin sa place.

Le regroupement a ses limites. Il ne fonctionne bien qu’avec des tâches courtes et de même nature. Une tâche qui demande deux heures de concentration ne se regroupe pas, elle se place ou elle se reporte.

Abandonner, une décision saine

C’est l’option que personne n’aime choisir, et pourtant c’est souvent la bonne. Une tâche abandonnée n’est pas une tâche ratée. C’est une tâche dont on a reconnu qu’elle ne valait pas le temps qu’elle demandait.

Quelques signes ne trompent pas :

• vous l’avez déjà reportée trois fois ou plus ;
• personne ne vous la réclame et personne ne remarquera qu’elle n’est pas faite ;
• l’occasion qui la justifiait est passée, comme un événement déjà terminé ou une offre expirée ;
• elle relève de l’envie plus que de l’obligation, et l’envie s’est éteinte.

Abandonner une tâche libère deux choses : la place qu’elle occupait dans la journée, et surtout celle qu’elle occupait dans la tête. Une liste de huit tâches qu’on sait pouvoir faire vaut mieux qu’une liste de vingt qu’on traîne comme un reproche.

Abandonner n’efface rien. La tâche n’est pas supprimée, elle passe simplement au statut abandonné, et si elle redevient utile dans un mois, il suffit de la recréer. La décision n’est pas irréversible, elle est simplement honnête.

Comment OPTday vous aide à décider

Quand vous cliquez sur « Planifier ma journée », OPTday place vos tâches dans l’ordre de la matrice d’Eisenhower, autour de vos blocs fixes et de vos pauses. Celles qui ne trouvent pas de place ne disparaissent pas. Elles s’affichent dans une liste à part, avec pour chacune quatre options : reporter au prochain jour travaillé, reporter à la fin de la semaine, abandonner, ou choisir vous-même une date.

L’une de ces options est recommandée, et la raison est écrite à côté. La logique est la même que celle décrite plus haut :

• une tâche urgente et importante, ou dont l’échéance tombe au plus tard demain, est recommandée pour le prochain jour travaillé ;
• une tâche importante sans échéance proche est recommandée pour la fin de la semaine ;
• une tâche urgente mais peu importante va au prochain jour travaillé si son échéance tombe dans la semaine, sinon à la fin de la semaine ;
• une tâche ni urgente ni importante est recommandée à l’abandon ;
• si le prochain jour travaillé tombe après l’échéance, OPTday le recommande quand même, avec un avertissement bien visible pour que vous puissiez prévenir à temps.

Rien ne bouge sans votre accord. Vous validez une recommandation d’un clic, vous en choisissez une autre si vous connaissez mieux la situation, ou vous appliquez toutes les recommandations d’un coup quand elles vous conviennent. Une tâche reportée garde le lien avec la tâche d’origine, ce qui permet de repérer celles qui sont repoussées encore et encore. Ce sont les meilleures candidates à l’abandon.

En cours de journée, le même mécanisme joue. À 15 h, après une réunion qui a débordé ou une coupure de courant qui a duré, vous marquez ce qui est fait et vous cliquez sur « Replanifier le reste ». Les tâches restantes sont replacées à partir de l’heure actuelle, et celles qui ne tiennent plus rejoignent la liste des reports, avec leur recommandation.

Un exemple concret

Jonathan est consultant indépendant. Jeudi, après planification, trois tâches restent dehors :

• Relire le contrat du bailleur, deux heures, important, échéance lundi. Recommandation : fin de la semaine, donc samedi matin, son dernier jour travaillé. Il accepte.
• Relancer l’agence pour la facture de septembre, quinze minutes, urgent mais peu important, échéance vendredi. Recommandation : demain. Il accepte, et la regroupe avec ses autres appels de vendredi matin.
• Refaire la présentation de son cabinet, une heure et demie, ni urgente ni importante, déjà reportée quatre fois. Recommandation : abandonner. Il hésite, puis il abandonne. La présentation actuelle fait l’affaire depuis un an.

Trois décisions en moins d’une minute. Vendredi matin, sa liste ne contient que ce qui doit vraiment y être.

En résumé

Une liste plus longue que la journée est normale. Ce qui ne l’est pas, c’est de la laisser grossir sans jamais trancher. Pour chaque tâche qui ne rentre pas, choisissez une date si elle compte, regroupez-la si elle est courte, abandonnez-la si elle ne sert plus.

OPTday fait le calcul, propose une option et vous laisse le dernier mot. Toutes ces fonctions sont incluses dans le plan gratuit, sans limite de durée : voyez le détail des fonctionnalités et des tarifs, puis créez votre compte gratuit pour essayer sur votre journée de demain.